CURSOS DE AUXILIAR

Evolución de la profesión del Auxiliar Administrativo

Las profesiones vinculadas a las oficinas y despachos han sufrido una considerable transformación en las últimas décadas, especialmente gracias a la influencia de las nuevas tecnologías de la información.”

La influencia de las tecnologías de la información

Durante las últimas décadas todas las profesiones han sufrido profundas transformaciones, esto es especialmente cierto en los trabajos de oficina, donde la computadora es hoy la protagonista, frente a las máquinas de escribir de hace veinte años.

Y como tales, los ordenadores no se han limitado a sustituir a las máquinas de escribir en el procesamiento de textos, sino que han servido para realizar toda clase de automatizaciones que agilizan el trabajo de oficina y han permitido a las empresas reducir la inversión en personal.

La contrapartida es que los auxiliares administrativos actuales, deben tener una formación tecnológica cada vez más avanzada. Ya no basta con saber mecanografía y relacionarse con educación. En una entrevista de trabajo actual se pedirán conocimientos de ofimática, esto es, que se sepa usar con soltura una hoja de cálculo para toda clase de usos, desde estadísticas sencillas hasta almacenamiento de datos. También se pedirán conocimientos extensos sobre el uso de procesadores de textos, ya que no hay que limitarse a escribir, sino que también hay que saber dar un formato correcto al documento final. Serán valores añadidos también el saber realizar presentaciones y el manejo de bases de datos.

La tecnología y la naturaleza del trabajo

A medida que aumenta la dependencia en tecnología en las oficinas, el rol del auxiliar administrativo también ha evolucionado sustancialmente. La automatización de oficinas y la restructuración de las empresas ha hecho que las secretarias y los auxiliares en administración en general, deban asumir más y mayores responsabilidades ahora que en sus mismas profesiones hace unos años. A pesar de esto, la responsabilidad central y la naturaleza del trabajo del auxiliar administrativo se ha mantenido a lo largo de los años, esto es, realizar y coordinar las actividades administrativas de una oficina o de un despacho, como el almacenamiento y recuperación de información, y la integración de información para su transmisión hacia el resto del personal, a clientes y a proveedores de la empresa.

Los auxiliares de administración sirven de centro de información y comunicaciones entre personal de la empresa, también entre la empresa y el mundo exterior. Son también la clave en la organización de eventos, la generación y mantenimiento de agendas, la organización de archivos (en papel o electrónicos), la gestión de proyectos, la transmisión de información en diversos medios: correo ordinario, correo electrónico, publicación en la web corporativa, etc.

Para realizar estas labores, los auxiliares administrativos actuales deben usar una variedad de instrumentos electrónicos de oficina, como el fax, fotocopiadoras, escaners, instrumentos para videoconferencia tales como cámaras y sistemas de telefonía.

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